Quick meeting, de l’intérêt d’aller à l’essentiel

D’une manière générale, je me rends compte que tout le monde est trop occupé, partout, tout le temps. Le grand paradoxe du développement des outils de communication et du travail collaboratif, comme Slack par exemple, c’est que les gens s’écrivent davantage mais se parlent moins. En effet, nos statistiques sur Slack montrent que seuls 85% des messages sont lus. En d’autres termes, 15% des messages ne sont pas lus… sans distinction d’importance, par définition. Ce qui peut se comprendre. En vrai personne ne peut faire face à ce tsunami de messages. Tant et si bien que des messages importants passent à la trappe. Mais alors, comment faire pour mieux communiquer avec ses collaborateurs et collaboratrices ?

Se parler individuellement plus souvent et moins longtemps

Lorsque j’étais étudiant, je travaillais dans l’ESAT Henry Marsoulan et nous avions un « CODIR » tous les lundis. Tous les services étaient réunis et nous parlions tous ensemble de tous les problèmes liés à l’établissement. Ces réunions commençaient très tôt et pouvaient durer plusieurs heures qui me semblaient interminables. En réalité, c’est à cause de ces réunions à rallonge que nous ne nous parlons plus !

Pourtant les messages écrits ont leurs limites. En termes de transmission des informations mais également en termes de compréhension des messages lorsqu’ils sont lus. Combien de fois les échanges de messages ont tournés en rond parce que nous ne nous comprenions pas ? C’est une perte de temps et d’énergie pour tout le monde.

Et puis d’un autre côté, il me semble que ce n’est pas toujours nécessaire de réunir tout le monde. A l’ESAT par exemple, je me souviens d’un lundi particulièrement pesado (lourd) où nous avions passé une heure à parler du nouveau model de machine à café pour les usagers de l’atelier reliure. J’étais jeune et impertinent et dans mes songes je me levais en leur demandant ce qu’on en avait à faire. Finalement j’ai attendu patiemment et je me suis fait chier comme un rat mort pendant tout le reste du CODIR.  Mais quand même, on ne peut enlever que ces réunions permettent de mettre tout le monde sur la même page.

Mettre en place les Quick Meeting…

Alors récemment j’ai repris les bonnes vieilles méthodes : tous les lundis, j’organise une réunion avec chacun des collaborateurs du service financier. Par contre, ces réunions sont individuelles, c’est à dire que je parle distinctement à Barcelone, Hong Kong, Londres, Paris, etc… en fonction des time zones bien sûr. Et aussi, ces réunions ne durent pas plus de quinze minutes. C’est pourquoi je les ai nommées Quick Meeting. L’objectif est d’aller à l’essentiel et de ne pas perdre de temps en futilités. Ces sujets connexes pourront de toute façon être gérés dans le courant de la journée ou de la semaine. Lors de ces réunions rapides, nous abordons les points bloquant quand ils existent ou nous nous souhaitons une bonne journée quand ils n’existent pas.

L’autre intérêt de ces réunions est de s’assurer que toutes les prévisions de la semaine, pour tous les pays, soient à jour. Cela nous permet d’assurer la fiabilité des informations sur lesquelles nous baserons l’ensemble de nos décisions financières pour le restant de la semaine. Et enfin, ces réunions permettent d’avoir un retour sur les outils et reporting développés. De cette manière, nous nous offrons le luxe d’une amélioration continue des outils que nous développons, sur la base des retours d’expériences de ceux qui les utilisent. Priceless.

… Et s’y tenir !

Je ne vais pas vous mentir, au début ça n’as pas été facile. La simple idée d’avoir des réunions hebdomadaires mettait la pression à tout le monde, moi le premier. Nous n’arrivions pas à nous organiser, reléguant toujours ces réunions au second rang, derrière les discussions avec les comptables, les banquiers, les autres collaborateurs, les outils à créer, les données à saisir, le café à aller racheter… En gros, il y avait toujours une bonne raison pour remettre à plus tard.

Et puis il faut dire aussi que nous n’étions pas habitués à avoir des réunions hebdomadaires et si courtes (l’un ou l’autre). Tant et si bien que quand nous arrivions à nous parler, nous ne savions pas vraiment quoi nous dire, ni par où commencer, et le quart d’heure était terminé avant qu’on se soit dit quoi que ce soit d’intéressant. Moi même, je ne savais pas quelles questions poser, que dire et comment orchestrer la réunion.

Mais voilà, nous avons tenu bon et avons finalement pris l’habitude. Maintenant, chacun est habitué, à l’heure et, surtout, se présente à ces Quick Meeting en étant préparé. C’est un plaisir de voir que mes collaborateurs ont préparé la liste des questions à se poser, les documents à discuter et les dilemmes pour lesquels il faut prendre des décisions. Les réunions sont courtes mais intenses et elles nous permettent d’avancer à grand pas.

Avec les mois, je dirais que ces réunions sont devenues plus qu’une habitude, elles sont devenues une nécessité. Tant et si bien que lorsque le lundi est férié, d’eux même mes collaborateurs me demandent à ce qu’on la reporte au lendemain. En définitive, ces réunions sont bénéfiques pour tout le monde à titre individuel et sont profitables à l’organisation dans son ensemble.

Ce qu’il faut retenir des Quick Meeting

Pour résumer, voici ce qui rend ces Quick Meeting indispensables :

• Les points importants sont abordés systématiquement, ce qui permet de ne rien oublier en cours de route ;
• Les problèmes et questions ne restent plus en suspend, ce qui nous permet de les régler plus vite ;
• Les erreurs de saisie ou de compréhension sont éludées directement, ce qui nous offre une meilleure visibilité de la situation à date ;
• Les bugs ou manques de praticité ou de visibilité des outils sont signalés, nous pouvons donc améliorer en continu les outils mis en place ;
• Les doutes et incompréhensions des collaborateurs et collaboratrices sont évoqués avec plus de confiance, ce qui nous permet de progresser ensemble.

Au final, chacun a pris l’habitude de ces Quick Meeting et nous ne pouvons plus nous en passer. Ils occupent dorénavant une place centrale dans nos échanges et je sens une réelle amélioration tant de la situation économique que de la sérénité et la confiance de l’équipe.

Se parler, genre vraiment. Il semblerait que ce soit quelque chose que nous ne faisons plus assez. Nous nous laissons déborder par nos préoccupations, par nos activités et nous en oublions parfois qu’une entreprise c’est avant tout une équipe de personnes qui travaillent pour avancer dans la même direction. Encore faut-il que cette direction soit la même pour tous. Vous seriez surpris de voir comme une conversation de quinze minutes par semaine peut maintenir le cap.

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