Visualiser les données pour mieux les comprendre

 

Visualiser les données, indispensable à la prise de décision

 

Dans toutes les entreprises, quelle que soit sa taille, les données sont omniprésentes. Exploiter ces données est indispensable pour construire le socle de l’information décisionnelle qui permettra à l’entreprise de se développer dans les meilleures conditions. Comprenez par là que des données fiables, restituées de manière intelligible à l’ensemble des équipes, est un facteur clef de croissance indéniable.

 

En réalité, dans notre quotidien, nous avons tendance à avoir la tête dans le guidon. Pas le temps pour visualiser les données. Nous avançons dans nos activités et ne relevons la tête que de temps en temps. C’est pourtant de ce laps de temps, parfois très court, qu’il faut profiter pour jeter un oeil à un dashboard, un tableau de bord, qui nous permet d’avoir une vue d’ensemble.

 

Visualiser les données au travers d’indicateurs pertinents permet en effet aux décisionnaires d’avoir une vue d’ensemble, de prendre du recul sur l’organisation. D’ailleurs, quand on prend un peu de recul, on se rend compte que les données de l’entreprise ont beaucoup d’histoires à nous raconter. À ce sujet, nous parlions de techniques de data-storytelling pour faire parler vos données qui pourraient vous intéresser.

 

Peut-être avez-vous déjà entendu parler de Lean Management. Il s’agit de méthode d’organisation des équipes qui vise à augmenter la performance en réduisant l’effort. La visualisation des données est une des composantes importante de cette méthode. Et il est vrai que la visualisation des données à ce quelque chose d’immersif, qui nous permet de prendre conscience des choses. À ce titre, le musée de demain (Museo Do Amanhã) de Sao Paolo nous livre un exemple fascinant de l’impact que peut avoir la visualisation des données.

 

 

J’aime dire qu’un bon tableau de bord bien construit, c’est comme une oeuvre d’art qui respire au rythme de l’organisation. Mais pour peindre l’entreprise avec réalisme, encore faut-il savoir par où commencer.

 

 

Par où commencer pour visualiser les données ?

 

Le grand avantage du reporting, c’est que vous n’avez pas besoin de sortir des Beaux Arts pour construire des indicateurs pertinents et esthétiques. De nombreux outils existent pour vous aider à visualiser les données, à les transformer en images. Mais si je devais vous donner un seul conseil, ce serait celui de la simplicité.

 

En fait, plus les données seront présentées de façon simple, plus elles seront compréhensibles. Oubliez les graphiques complexes, il faut des choses qui parlent à tout le monde, au premier coup d’oeil. S’il faut plus de 5 secondes pour comprendre ce qu’un éléments du tableau de bord signifie, c’est qu’il n’est pas encore assez simple.

 

C’est pourquoi, le choix des KPIs à représenter dans votre tableau de bord est primordial. On est vite tenté d’en ajouter autant qu’il y a de données disponible mais ce serait une erreur. Concentrez vous sur les KPIs essentiels. Cela est d’autant plus fondamental si vous êtes en démarrage d’activité.

 

 

Considérations avant de se lancer

La documentation de votre dashboard

 

La visualisation des données est vraiment l’un des pendants les plus stylé de la science de la donnée. Elle permet de véritablement « voir » ce qui se passe, de comprendre d’un seul coup d’oeil. Par conséquent, il est tout à fait compréhensible que vous ayez hâte de vous lancer.

 

Néanmoins, je vous suggère de vous poser un instant avant d’y aller tête baissée. En effet, l’expérience m’a appris qu’il y a quelques petites choses à faire en amont et qui permettent de s’épargner bien des galères par la suite. Avant de vous ruer sur votre outil de data visualisation, pensez bien à réaliser une documentation de votre dashboard sur le fil de l’eau.

 

 

Conseils relatifs à la visualisation de données

👉 Basez vos rapports sur des données fiables

 

Je n’ai de cesse de le répéter mais la fiabilité des données est le plus important. Si vos données sont fausses, vos tableaux de bord ne veulent plus rien dire. Pour visualiser les données, les bonnes données, il est primordial de vous assurer que de la fiabilité de vos données.

 

 

👉 Demandez aux équipes opérationnelles de quoi elles ont besoin

 

Avec tant de données en votre possession, vous pourriez être tenté•e de construire des indicateurs sur TOUT. Je vous le déconseille. Soyez plutôt pragmatique et demandez aux équipes de quoi elles ont vraiment besoin pour prendre des décisions d’avenir.

 

 

👉 Évitez la complexité

 

Comme nous l’avons déjà dit, il est important que vos rapports soient les plus simples à comprendre possible. Donc partez du principe qu’un rapport = une information. Si vous le pouvez, je vous conseille d’éviter les rapports avec une tonne de filtre pour voir la données sous toutes ses coutures. Non. Restez pragmatique !

 

 

👉 Soyez esthétiques

 

Pour bien visualiser les données l’aspect esthétique est très important dans un indicateur. Un tableau de bord aux couleurs criardes et aux graphiques taillés au couteau donnent envie de fuir. J’ai remarqué que si les indicateurs sont agréables à regarder, ils sont consultés plus souvent. Laissez donc s’exprimer l’artiste qui sommeille en vous et respectez deux principes de base détaillés dans cet article.

 

 

👉 (Bonus) Ajoutez des surprises

 

Ça, c’est vraiment un tips personnel. En général, j’ajoute des petits Easter Eggs dans mes tableaux de bord. Les Easter Eggs, vous savez, ces petites surprises auxquelles ont ne s’attend pas. Comme par exemple le jeu du Dinosaure qui se lance sur Google Chrome quand vous avez perdu votre connexion. Ces petites surprises rendent l’utilisation des tableaux de bord agréable, surprenante… Rien de tel pour inspirer vos équipes à les consulter !

 

 

Avant de vous lancer dans la construction de votre tableau de bord sur Excel, je vous suggère de lire cet article : 3 règles pour des dashboard qui déchirent

 

 

Intérêts sur le long terme

 

Le reporting est essentiel en entreprise, comme nous l’avons vu un peu plus haut, il permet de prendre de meilleurs décisions. Quand les indicateurs qu’il représente sont fiables bien sûr.

 

Néanmoins, il s’agit d’un travail de longue haleine. Ou plutôt, il s’agit d’un domaine d’amélioration continue. À chaque fois que vous remarquez qu’un reporting pourrait être actualisé, amélioré, n’hésitez jamais à le faire. En effet, visualiser les données à travers des reportings a de nombreux intérêts sur le long terme.

 

Par exemple, j’avais instauré un reporting relatif à l’audit continu dans une entreprise dans laquelle j’étais intervenu. Ce reporting relatif à l’audit interne nous a épargné des heures de stress et nous l’avons amélioré, en collaboration avec les équipes, après chaque itérations.

 

J’attire votre attention sur un autre point particulièrement intéressant. Souvent, on a pense que le reporting est quelque chose de chronophage, qui mobilise les équipes pour pas grand chose. C’est faux. Aujourd’hui, de nombreux outils existent pour émanciper vos équipes des actions de reporting.

 

Enfin… Pour pouvoir bénéficier des reportings automatisés, il va peut-être falloir laisser de côté vos fichiers Excel. Même s’il reste l’outil préféré des dirigeants, il reste limité dans la durée. Ou alors, il faut absolument privilégier les versions en ligne et collaboratives. Sinon, ça risque d’être compliqué !

 

 

Synthèse

 

Vous l’aurez compris, visualiser les données en les représentant de manière simplifiée permet à tous d’accéder aux statistiques les plus complexes. Il s’agit d’un outil indispensable à la prise de décision et à l’amélioration des performances globales des entreprises. Personnellement, ce qui me plaît le plus dans cet aspect de visualisation de la donnée, c’est qu’elle permet la prise de décision basée sur des faits plutôt que sur du feeling. Et ça, ça change tout.

 

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Photo by Mr TT on Unsplash