Disposer d'une vision de la situation future de l'entreprise, à plus ou moins long terme, est capital. Cela permet de prendre les décisions les mieux informées. Pour cela, il est nécessaire de disposer de données prévisionnelles et le planning financier est un outil puissant pour y parvenir.
Le paradoxe du planning financier en Business Intelligence
D’une manière générale, la Business Intelligence s’attache à des évènements passés. En effet, en récupérant les données émanant de différents logiciels métier, la majorité des tableaux de bord s’attachent à représenter ce qui a été.
Par exemple, en récupérant les données commerciales, comptable ou encore l’évolution des stocks, etc; nous pouvons établir une représentation de leur évolution dans le temps… un temps révolu.
Le planning financier, en revanche, est une projection dans le futur. Il s’agit d’établir une prédiction des entrées et des dépenses à venir à plus ou moins long terme.
Actualisation du planning financier en temps réel
Le principal défi dans l’établissement du planning financier est qu’il implique plusieurs personnes. En effet, les collaborateurs de tous les métiers de l’entreprise doivent se mobiliser pour reporter leurs prévisions. Dès lors, il est indispensable de créer un outil collaboratif.
Ce que je recommande de faire, c’est un template de planning financier. Ce template sera communiqué à chaque service ou département, en fonction du niveau de granularité nécessaire. Attention néanmoins, pour avoir du sens, l’ensemble des fichiers devront être relié à un planning financier maître.
D’autre part, pour être pertinent le planning financier doit toujours être actualisé. Si possible, quotidiennement. Pour cela, l’outil que vous aurez choisi doit permettre d’y apporter des évolutions simplement. Dans tous les cas, je vous conseille de vous assurer que l’ensemble des planning sont à jour. Pour cela, vous pouvez appliquer un contrôle de gestion continue de ces derniers.
Planning financier maître, véritable outil d’aide à la décision
Ce dernier élément me semble être le plus important. Il s’agit en réalité d’un planning financier qui synthétise l’ensemble des prévisions réalisées par les collaborateurs de différents services. Il permet d’avoir une vision globale de la situation à venir.
Pour ce faire, vous devez connecter tous les templates de planning financier à ce seul et unique document. De cette manière, chaque collaborateur dispose de son propre planning financier, et les données saisies sont automatiquement reportées dans le document maître, sous forme de KPIs ou de graphiques.
Le bonus serait de combiner les données de votre planning financier avec les données du business intelligence traditionnelles. De cette manière, vous pourrez avoir une situation à date (qui s’appuie sur les données passées et vérifiées), augmentée d’une situation prévisionnelle (qui s’appuie sur le planning financier).
Je résume donc :
- Créer un template de planning financier, un modèle
- Envoyer ce modèle à tous les services et imposer son utilisation
- Connecter chacun des fichiers à un fichier maître (très simple avec Google SpreadSheet par exemple)
- Bien faire attention aux taux de change, si vous travailler à l’international
Pour vous aider dans la réalisation d’un template de planning financier et d’un document maître avec Google Sheet, je prépare une formation complète. Vous y découvrirez les étapes à suivre, pas à pas, avec des captures d’écran et tout ce qu’il faut pour vous guider. Inscrivez-vous à la newsletter pour être au courant dès qu’il sera disponible 😉
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