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Des histoires pour aller en profondeur.
Aujourd’hui, de nombreux logiciels de gestion existent mais j’ai tendance à penser que la plupart d’entre eux sont tournés vers le passé. Ils offrent un compte rendu de ce qui s’est passé. Tandis que les tableurs ont encore cet avantage qu’ils permettent de se tourner vers le futur, en permettant d’établir des prévisions par exemple, tout en restant extrêmement flexibles sur les KPI que l’on souhaite mesurer. Pour moi, deux logiciels se font la course : Microsoft Excel et Google Sheet. Le quel est le meilleur ?
Les tableurs et la gestion, une grande histoire d’amour
Ce n’est un secret pour personne, dans les métiers de l’administration et finances d’entreprise, les tableurs sont indispensables. Pendant des années le logiciel Microsoft Excel régnait en maître absolu sur le monde des tableurs mais il semblerait que depuis 2006 les choses aient évoluées.
Il faut reconnaître que le logiciel Microsoft Excel est assez performant. Lorsqu’on le maîtrise un tant soit peu, il est possible de faire des merveilles. J’irai même jusqu’à dire que dans certains cas, il permet de développer des versions beta de logiciel, en offrant notamment la possibilité de tester de premières fonctionnalités logiques de calculs tout en restant flexible.
Oui mais voilà, en dépit de ses performances incontestables il faut bien avouer que dans certains cas, l’utilisation d’Excel est pesante. C’est le cas notamment quand vous devez partager un fichier avec un collaborateur par exemple. Il faut toujours s’assurer que chacun à la bonne version. Ou encore lorsque vous souhaitez créer des fonctionnalités plus complexes et êtes alors contraint d’user de Visual Basic for Applications – le langage de programmation intégré à toutes les applications Microsoft, compliquant encore davantage le fait de partager les fichiers. Pas pratique…
Le mastodonte a frappé avec Google Sheet
Accessible actualisé partout, tout le temps
Premier avantage et non des moindres, les tableurs sont accessibles en ligne. C’est la base de tous les outils Google. Vous êtes en déplacement, vous avez oublié votre ordinateur ou pire, il vous a lâchement laissé tomber après un écran bleu ? Aucun problème, vous pourrez retrouver vos documents, dans leur dernière état d’actualisation, en vous connectant à votre compte depuis un autre ordinateur.
Dans la même logique, GS permet de travailler de manière collaborative. En choisissant à qui vous partagez votre document, vous offrez la possibilité à vos collaborateurs de travailler en même temps que vous sur le même document. Dans tous les cas, la version est toujours actualisées. C’est à dire qu’à chaque connexion, vos collaborateurs auront accès à une version actualisées du document.
Pas d’inquiétude cela dit, vous avez la possibilité de protéger vos formules ou de définir des accès limités à certaines personnes. Aucun risque donc que de mauvaises manipulations soient faites. Et si jamais ça arrivait, vous avez toujours la possibilité d’accéder à l’historique des versions et de rétablir une version antérieure.
Formules pratiques et adaptées
Ensuite, le catalogue de formules proposées par GS est – en gestion en tout cas – considérablement plus pratique que celui proposé par son ex concurrent. Un exemple des fonctionnalités natives qui n’existaient pas dans Excel et pour lesquelles il fallait avoir recours aux fameuses macros : lister les valeurs uniques d’une colonne. Rien que celle là, elle a changé ma vie.
D’ailleurs, si toutefois vous étiez tenté d’aller plus loin, vous pouvez créer des sortes de macros en utilisant le module « script ». En l’occurence, le langage n’est plus du VBA mais du JavaScript. Vous pouvez également créer ou utiliser des scripts tiers qui interagissent directement avec vos documents Google Sheet. Par exemple, j’ai fait développer un script qui permet d’importer automatiquement toutes les données de facturation de toutes nos filiales dans un même Google Sheet. Je peux ainsi les croiser avec un ensemble d’autres données tout en m’épargnant la corvée de mettre à jour l’état des facturations à la main.
Pour toutes ces raisons donc, je dirais que MS Excel a perdu sa place sur le trône. En effet, GS propose de nombreux avantages. Tant et si bien que dorénavant je ne jure que par cet outil pour travailler ! J’espère vous avoir apporté des éléments de réflexion. Si jamais vous aviez des questions, des remarques ou des commentaires, n’hésitez pas à me contacter. Je serai ravi d’y répondre.
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