Les audits internes ont mauvaise presse, il faut bien se l'avouer. Quand ils font l'objet d'un audit, souvent, les gens trainent un peu des pieds, y vont à reculons, en moonwalk, voire n'y vont pas. Pourtant, cet outil des managers peut vraiment faire un bien fou à tout le monde. Voilà pourquoi...
Mon boss était furieux.
Déjà plus de 6 mois de retard sur la clôture du bilan comptable du groupe. Nous qui en avions besoin pour boucler une levée de fonds… C’était vraiment pas le moment de rater le coche.
Le pire c’est que je n’avais aucune idée du temps que ça nous prendrait pour dénouer le nœud comptable dans lequel nous étions. J’en avais jusqu’aux tripes nouées.
Vous est-il déjà arrivé de retrouver vos écouteurs emmêles ?
Vous sortez votre téléphone de votre poche et, pour la énième fois, ce que vous avez entre les mains ressemble plus à une assiette de spaghettis sèches et sans sauce qu’à votre iPhone.
Pile au moment où vous recevez un coup de fil super important. Vous vous efforcez de garder votre calme pour défaire ce nœud pendant que le téléphone vibre entre vos mains. Puis au final, vous prenez l’appel avec une boule filaire à l’oreille, en vous promettant d’acheter des écouteurs sans fils le soir même.
Dans une multinationale, les bilans comptables des filiales sont interdépendants les uns des autres. Une filiale qui est en retard, un bilan qui n’est pas relié avec sa correspondance dans une autre filiale, et c’est tout l’engrenage qui est bloqué. En l’occurrence, rien ne cadrait avec rien dans les 8 filiales.
Maintenant, imaginez sortir de votre poche un bon gros nœud d’écouteurs, bien tassé, de 8000km de long. Voilà pourquoi nous étions en retard.
Un véritable travail de fourmi nous attendait pour démêler cette toile d’araignée. J’étais suspendu à mes tableaux Excel jour et nuit. Heureusement, nous avons finalement obtenu les fonds mais je me suis promis de ne plus jamais nous retrouver dans cette situation.
Mes écouteurs sans fils à moi, ce serait des audits internes. Toutes les semaines. Avec chaque filiales. Avec chaque comptable.
No.
Matter.
What !
Les audits interne nous ont sauvé
J’ai donc développé un outils exclusifs d’audit interne (que vous pouvez vous procurer gratuitement ici, au format Excel) en veillant à reporter chaque points critiques.
Par exemple, « Les transactions de la semaine sont-elles justifiées par des documents comptables ?« . Ou encore, « Les factures inter-filiale sont-elles envoyées aux différentes comptabilités ?« . Et ainsi de suite.
En plus de poser la question à ma collaboratrice ou à mon collaborateur, nous vérifions ensemble :
» Tu as pointé les transactions? »
« Oui. »
« On check vite fait ? »
« Ok, je te partage mon écran. »
« Ah. Cette facture là n’est pas la bonne… »
« Mince, tu as raison, je me suis trompé et j’ai complètement oublié de corriger ! »
🖱️Clic gauche. Sélectionner dans la liste déroulante l’option « Done but false« .
⚙️ 🤖 ⚙️
Indicateur d’intégralité ↗️
Indicateur d’exactitude ↘️
« Pas de problème, fais le pour la semaine prochaine s’il te plaît. »
Et ainsi de suite, toutes les semaines. Avec pour objectif d’améliorer l’intégralité et l’exactitude des informations qui m’étaient communiquées. Vous n’imaginez pas le nombre d’oublis, d’erreur bénignes, qui ont ainsi pu être évités.
En d’autres termes, investir 10 minutes par semaine dans un audit interne a permis à l’ensemble de l’équipe l’économie de centaines d’heures de stress en fin d’année.
En réalité, les audits internes ne démêlent pas les nœuds… Ils les empêchent de se produire.
Les audits internes peuvent s’appliquer à tous les services, de la gestion de projet à la comptabilité. Ils sont très simples à mettre en place, je vous suggère vivement de les envisager.
Après, si vous préférez les nœuds… Chacun ses délires, hein 😬
—
Photo by dhahi alsaeedi on Unsplash
