S’accommoder des time zones quand on bosse à l’international

Si je veux pouvoir parler à tous mes collaborateurs à travers le monde, il n’y a pas de secret : je cale la première réunion à 8h et la dernière se termine à 23h. Certains jours de la semaine je ne peux pas faire autrement parce que j’ai fixé des Quick Meeting hebdomadaires. Néanmoins, à longueur de journée je suis pris dans le flux continu des demandes quotidiennes. Une journée de travail normal pour tout le monde vous me direz. Mais quand ces demandes émanent d’autant de time zones, elles arrivent à toutes heures de la nuit ou de la journée.

 

J ‘ai parfois eu du mal à m’en détacher. En effet, ne pas y répondre me donnait l’impression de ne pas être présent pour mes collaborateurs à des moments où ils avaient besoin de moi. Alors au fil des jours, des semaines et des mois, j’ai atteint un niveau de fatigue et d’anxiété tellement important que j’ai du faire un choix : lever le pied ou risquer le « burn out ». Je le voyais venir, gros comme une maison.

 

Heureusement j’ai levé le pied à temps. Maintenant les choses vont beaucoup mieux et j’ai appris à m’accommoder des time zones. En vérité, je trouve même avantageux le fait d’être en décalé. Voilà donc ce qui m’amène à la rédaction de cette publication. Au vu de cette expérience, je me suis demandé quels conseils je pourrais vous donner pour que vous n’en arriviez pas à la même situation.

Prendre conscience des time zones de chacun

Ça paraît évident, mais comme tout ce qui coule de source, c’est toujours bon de le rappeler. Vous ne pourrez jamais être présent sur tous les fuseaux horaires, tout le temps, pour tout le monde. Vous vous trouvez là où vous vous trouvez, pas ailleurs. Pour autant que vous essaierez, vous n’arriverez jamais à être présent partout, à tout instant.

 

C’est comme ça, il faut que vous l’acceptiez. Je dis « vous » parce qu’en réalité vos collaborateurs en sont très bien conscients. Il y a d’ailleurs peu de chance pour qu’ils attendent de vous que vous répondiez à chacune de leurs sollicitations, même en plein milieu de votre nuit. Alors si vous ne lâchez pas l’affaire et n’arrivez pas à prendre du recul, le problème vient de vous à 100%. Ne le prenez pas mal, je ne dis vraiment pas ça pour incriminer qui que ce soit. J’ai moi même été dans cette situation.

 

Prenez donc bien conscience de l’endroit où vous vous trouvez et des time zones dans lesquels se trouvent vos collaborateurs. Si vous sentez que ça devient nécessaire, n’hésitez pas à installer un poster qui représente les différentes time zones, juste au dessus de votre bureau. Parfois vous verrez quelqu’un vous répondre alors qu’il est déjà 23h chez lui/elle, pour un sujet qui n’est pas si urgent que ça, et je suis sûr que la compassion vous aidera à prendre du recul.

 

 

Outil pratique pour gérer les time zones

Si l’idée de poster ne vous a pas convaincu, je vous propose l’add-on « Savvy Time » pour Google Chrome qui est vraiment très pratique. Je l’ai installé il y a quelques mois et je me rends compte que je le consulte plusieurs dizaines de fois par jour. Puisqu’il est intégré à la barre de mon navigateur, il est toujours à porter de clic. Il permet de connaître en un clic l’heure dans les pays que vous aurez définis. Je vous le recommande chaudement, il vous permettra de mieux prendre conscience de votre situation géographique et de l’implication des time zones dans l’organisation de votre agenda.

 

S’imposer de lever le pied

Il ne me semble pas que je sois particulièrement sensible à la pression ou au stress. Au contraire, je dirais que je les gère plutôt bien. Je peux enchaîner les réunions tendues, les heures et les heures de travail en me mettant dans une bulle pour résoudre tous types de problèmes. J’adore ça d’ailleurs. Et pourtant, comme je vous le disais, avec l’accumulation de messages, de réunions et – surtout – le manque de sommeil, je sentais le burn-out me chatouiller l’arrière de la nuque pendant que j’avais les yeux rivés sur mon ordinateur.

 

Parlons du manque de sommeil, l’élément le plus pernicieux dans toute cette histoire. J’imagine que c’est différent pour chacun d’entre nous, mais moi par exemple quand je suis fatigué je suis beaucoup moins patient et compréhensif. Je m’impatiente et m’énerve pour la moindre petite erreur de reporting. Bien qu’il ne faille pas sortir de Saint Cyr pour le comprendre, je me suis rendu compte tardivement qu’à la longue je perdrais le contact avec mes collègues et qu’en maintenant ce rythme, rien de bon ne ressortirait sur le long terme.

 

D’ailleurs, selon le site sommeil.org, le manque de sommeil a un impact très considérable sur le métabolisme, tant au niveau physique que psychologique. En effet, au delà du fait de se sentir fatigué, en ne nous reposant pas assez nous souffrons :

• d’une diminution de la concentration et de troubles de la vigilance ;
• de troubles de l’humeur pouvant affecter notre vie sociale et éventuellement conduire à un état dépressif (burn-out) ;
• d’une envie excessive de manger, ce qui à terme peut conduire au surpoids ;
• d’un affaiblissement du système immunitaire entrainant tous types d’infections, comme vous pouvez l’imaginer ;
• d’une augmentation de l’exposition aux risques d’accidents vasculaires cérébraux, diabète, hypertension artérielle, cancers, …

Meilleur conseil, ever

Le meilleur conseil que je puisse vous donner, c’est d’organiser votre planning en fonction de ces contraintes de time zones. Le matin, planifiez vos réunions avec l’Europe, aux alentours de midi celles avec les Etats-Unis et l’Amérique latine, et le soir celles avec l’Asie (l’ordre dépendra bien sûr de l’endroit où vous vous trouvez). Et entre temps, prenez du temps pour vous.

 

En soi, ce n’est pas une fatalité de commencer tôt et de terminer tard, ça arrive. En revanche il me paraît essentiel de s’aménager de longues pauses pour compenser et prendre l’air. Par exemple, quoi qu’il arrive à 18h je me réserve une heure pour me retrouver avec moi même. Je me suis fixé une réunion de retrouvailles tous les jours. J’en profite pour lire, pour écrire et pour avancer sur mon blog notamment. Quitte à reprendre plus tard avec l’Asie, ces pauses me font le plus grand bien.

 

Si vous êtes confronté.e à ces contraintes horaires, j’espère que ces quelques lignes trouveront une résonance dans votre organisation et que vous vous sentirez mieux par la suite. Si vous avez d’autres conseils, n’hésitez pas, je suis toujours preneur !

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Photo by Andrew Neel on Unsplash

 

Sources :

Sommeil.org : https://www.sommeil.org/comprendre-le-sommeil/symptomes-consequences-du-manque-de-sommeil-et-des-troubles-du-sommeil/

Savvy Time : https://savvytime.com/