L'amélioration de la qualité des données est un enjeu majeur pour votre reporting. En effet, la grande majorité des entreprises utilisent plusieurs systèmes de gestion. Ces logiciels métiers, propres à la comptabilité, aux ventes, à la gestion de la relation client, etc. permettent de disposer de nombreuses données.
Consolider ces données est la clef pour disposer d’une vue complète de l’entreprise. Néanmoins, pour pouvoir être analysées au mieux, ces données doivent être préparées et structurées. Ce qui peut parfois être difficile.
En effet, vous aurez beau déployer toutes les solutions de data visualisation que vous voudrez, si les données en entrée ne sont pas de qualité… vos efforts seront vains !
Pour disposer de ce maillon, essentiel, de qualité des données, vous devez compter sur vos collaborateurs. En réalité, ce sont eux qui produisent les données à travers leurs taches quotidiennes.
Les intégrer pleinement au processus de traitement des données pourra vous permettre d’obtenir des insights plus larges, et plus simplement.
Demander directement à vos collaborateurs comment améliorer la qualité des données
C’est quelque chose dont je me suis rendu compte très tôt lorsque je cherchais à obtenir davantage de données. J’avais demandé à mes collaborateurs de faire plus de reporting, sur des sujets précis… mais pour obtenir ces données, c’était la croix et la bannière.
La raison était pourtant très simple : le reporting était complexe, chronophage et ils ne voyaient pas l’intérêt de le faire.
La leçon que j’en ai retiré est très simple. Élémentaire. Certes, c’est vous qui devez analyser les données que vous avez à disposition.
Néanmoins, ce sont vos collaborateurs qui produisent ces données. Dès lors, vous avez tout à gagner en les incluant à vos réflexions quant à l’amélioration des données.
Améliorer les données est une affaire de compromis avec vos collaborateurs.
S’ils comprennent l’importance des données pour vous et qu’à l’inverse, vous comprenez l’aspect rédhibitoire d’une charge de travail complémentaire pour eux, vous pourrez arriver à un compromis simple et efficace.
Dans le cas dont je vous parlais à l’instant, il s’agissait simplement d’ajouter un add-on à l’outil de facturation qu’ils utilisaient déjà… et les données remontaient de manière parfaitement intégrées – sans qu’ils aient beaucoup plus de travail à faire, si ce n’est de cocher une case supplémentaire.
Améliorer la qualité des données, c’est un travail d’équipe…
Simplifier les process d’amélioration de la qualité des données
Ce qui m’amène à ce deuxième point, crucial. Pour favoriser l’amélioration des données, il est important de simplifier les choses. Là encore, je vous invite à demander à vos collaborateurs quels sont les points de friction lorsqu’ils font leur reporting.
Par exemple, un cas revient très souvent et je trouve que c’est à s’en tirer les cheveux : le fait d’avoir à reporter un même information à plusieurs endroits différents ! What the heck ?!
Ce type de process est source d’erreur et d’agacement. Il est aux antipodes de l’amélioration de la qualité des données.
Je crois que pour favoriser l’amélioration de la qualité des données, il faut que tout soit rendu le plus simple possible. Faciliter le quotidien de vos collaborateurs dans leur relation aux données est, à mon avis, la clef pour devenir une entreprise intrinsèquement orientée data.
Exploiter toute la puissance des outils que vos collaborateurs utilisent au quotidien
La plupart des solutions métiers disposent aujourd’hui d’API. Les API, ces petites portes dans les bases de données, permettent d’exporter les données issues de vos outils métier dans une base de données à part.
Dès lors, vous pouvez imaginer exporter l’intégralité des données, de l’intégralité de vos outils, dans une seule et même base de données. Imaginez le gain de temps pour vos collaborateurs, en terme de reporting !
Cela implique bien évidemment que les outils en question soit utilisés le mieux possible.
En effet, si chaque collaborateur utilise l’outil à sa manière, sans se plier à des exigences de qualité de l’information saisie, les données que vous allez récupérer via les APIs ne seront pas forcément exploitables en l’état. C’est un peu le serpent qui se mord la queue.
Pour cela, je vous conseille d’établir des processus clair quant à l’utilisation des outils. Puis, surtout, de former vos équipes à l’utilisation de ces outils métiers.
Avec de la persévérance et de l’accompagnement, vous noterez rapidement une amélioration de la qualité des données.
Remonter le fil à partir des petits outils que vos collaborateurs se sont créés en indé
Aussi surprenant que cela puisse paraître, les tableurs sont très utilisés par les collaborateurs. Surprenant n’est ce pas ?! Incroyable, même… Enfin… Non, vous le saviez déjà : Excel reste l’outil préféré des dirigeants, et des collaborateurs d’une manière générale.
C’est un fait. Lutter contre un fait, c’est perdre son temps. Alors, je vous suggère de vous appuyer sur ces petits outils que chacun utilise dans son coin. Ils recèlent d’informations précieuses sur la manière dont vos collaborateurs utilisent les données.
Ce que je vous propose donc, c’est d’opérer un cheminement bottom-up.
En partant des tableurs qu’utilisent vos collaborateurs, vous créez des outils de reporting similaires. Vous verrez qu’après plusieurs allers/retours, ces outils que vous avez créés seront adoptés par l’ensemble de vos collaborateurs !
Une fois que chacun dispose bien de son outils, vous pourrez les interconnecter et… magie… vous disposerez des données en temps réel. Voilà une bonne manière d’améliorer la qualité des données selon moi.
Patience et persévérance, maîtres mots dans l’amélioration de la qualité des données
Dans toutes les équipes, de toutes les organisations, à travers le monde, les changements prennent du temps. C’est là quelque chose d’immuable, une composante à prendre en compte absolument.
Cela peut être frustrant parfois mais il ne faut pas mettre la charrue avant les boeufs. Le changement, c’est un peu comme gravir une montagne. Ça se fait un pas après l’autre. Il n’y a pas d’autre façon d’y parvenir. Le tout, c’est de profiter du chemin.
C’est la raison pour laquelle je vous recommande de vous armer de patience lorsque vous cherchez à lancer un programme d’amélioration de la qualité des données. Vous allez vous en rendre compte, il y a une première phase très rapide où la progression est palpable. Puis une deuxième phase bien plus plate, où vous aurez l’impression de stagner. Mais cette stagnation n’est qu’apparente.
Maintenez le cap coûte que coûte, continuez de discuter avec vos équipes tous les jours. C’est le meilleur moyen de créer des relations humaines fortes, et – par conséquent – de participer à l’amélioration de la qualité des données.
Ok. Résumons…
Pour améliorer la qualité des données, comptez sur vos collaborateurs :
1) Les inclure dans vos réflexions quant à l’amélioration de la qualité des données
2) Récoltez leurs avis, toujours
3 ) Si des changements doivent être fait, rendez les simples
4) Cherchez à exploiter la puissance des outils déjà implémentés
5) Appuyez-vous sur les petits outils qu’ils utilisent chacun de leurs côté
6) Armez-vous de patience et de persévérance
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