Vous qui travaillez régulièrement avec les données, vous savez quoi faire avec vos données business. Mais sûrement vous êtes vous déjà rendu compte que parfois des données sont manquantes. Ces données qui vous manquent sont de véritables zones d'ombre et peuvent compromettre la pertinence de vos tableaux de bord. J'en ai fait l'expérience lors de mes interventions. Voici quelques techniques que j'ai apprises pour palier à ce problème des données manquantes.
Données manquantes, une zone d’ombre dans vos dashboards
Pour construire un KPI spécifique, vous avez besoin de différentes données. Malheureusement, au moment de construire votre KPI, vous vous rendez compte que certaines données sont manquantes. Quand je dis manquante, je me réfère à deux possibilités. Soit les données sont manquantes, dans le sens où elles n’existent pas du tout. Soit certaines données sont manquantes, dans le sens où vous ne disposez que d’une certaine partie de la série.
Dans le premier cas de figure, la conséquence est assez simple à observer : vous ne pouvez simplement pas réaliser votre KPI. En revanche, le deuxième cas est plus pernicieux. En effet, vous pourriez penser que vous disposez des données quand en réalité vous ne les avez pas toutes. Par conséquent, vous pourrez réaliser votre KPI mais en réalité, ce dernier sera inconsistant. En d’autres termes, votre dashboard pourrait paraître pertinent en surface, mais plongez vous dans les données qui le constituent et vous pourriez avoir une belle surprise…
On ne se rend pas forcément compte que les données sont manquantes. C’est ça le pire. Personnellement, ça m’est arrivé avec des taux de change par exemple. J’avais construit un tableau de bord qui synthétisait les performances financières de l’ensemble des filiales du groupe. Tout était en place, tout semblait correct… jusqu’à ce que je me rende compte que la base de données des taux de change ne renvoyait pas les taux journaliers. Certains jours me manquaient donc mes KPIs n’étaient pas parfaitement justes. Depuis, j’ai bien retenu la leçon.
Quelques pistes pour obtenir les données manquantes
Jeter un oeil à votre cartographie de données
Je vous avais parlé d’une cartographie de vos données dans un article précédent. Cette cartographie est indispensable, bien qu’elle prenne un certain temps à réaliser. Cependant, dès lors que vous travaillez avec les données, considérez qu’il s’agit de reculer pour mieux sauter. En effet, si ça se trouve, les données manquantes pour réaliser votre KPI sont peut être référencées dans votre cartographie. Dans ce cas, ne cherchez plus, vous savez où elles se trouvent.
Vérifier les fonctionnalités proposées par vos logiciels métier
Dans certains cas, vous pourriez vous rendre compte que certaines données sont manquantes mais qu’elles pourraient exister. En effet, les logiciels métiers sont à même de produire une quantité considérable de données. Il peut arriver que ces logiciels ne soient pas exploité à leur plein potentiel. Par exemple, un logiciel de facturation peut permettre de tagger les factures, même si aucun collaborateur ne l’a jamais fait. Si vous souhaitiez qualifier les projets par types de prestation par exemple, il vous suffirait d’ajouter ces tags à chaque factures. Le gros avantage, c’est que cela vous permet d’avoir une remontée de l’information de manière rétroactive.
Créer les outils de reporting
Dans d’autres cas, les données sont bel et bien manquantes mais pourraient être simplement disponibles. Par exemple, vous pourriez avoir besoin que des documents comptables soient bien classés dans le bon dossier du serveur. La donnée qui vous manque est alors extra-financière : « est-ce que le fichier est bien classé dans le serveur ? » OUI/NON. Je suis partisan d’automatiser le maximum de tâche, d’autant plus lorsqu’il s’agit de reporting. Néanmoins, dans certains cas cela ne me semble ni possible, ni recommandable. En effet, je vous suggère plutôt de planifier des réunions de contrôle de gestion afin de vous assurer que les données sont bien renseignées par vos collaborateurs.
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Mettre à jour les process
Puisque les données qui manquent ne tombent pas du ciel, vous avez probablement un trou dans la raquette. Pour palier à ce problème, il est parfois nécessaire de modifier les processus afin d’obtenir les données manquantes. Vous l’aurez remarqué dans les deux points précédent. Dès lors, je vous recommande de coucher ces processus noir sur blanc. Encore une fois, c’est un travail qui peu prendre du temps mais qui, en termes de structuration, est très efficace. Une fois que vos process sont mis à jour, vous avez un support sur lequel vous appuyer pour former vos collaborateurs.
Indiquer un niveau de fiabilité
Dans certains cas, vous ne pourrez pas disposer des données manquantes. Pour diverses raisons, elles sont simplement indisponibles pour l’instant. Il est possible qu’avec les évolutions technologiques elles soient disponibles plus tard… mais pour l’instant vous n’en savez rien. Dans ce cas de figure, je vous suggère de mesurer le niveau de fiabilité du KPI en question – en mesurant le niveau de fiabilité du process qui permet de construire ce KPI. Puis de vérifier, régulièrement, si les données manquantes peuvent être disponibles.
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