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Le reporting est nécessaire dans toutes les entreprises. Il permet de disposer de données pour suivre la bonne marche de l'organisation et mesurer l'atteinte des objectifs. Faire le reporting est souvent une activité manuelle. Dernier maillon de la chaîne de la donnée, il est rarement optimisé. Rendu long et fastidieux, le reporting peut être source d'erreurs. Il est pourtant possible d'éviter le reporting tout en disposant des données nécessaires à la croissance de l'organisation.
Le reporting opérationnel est plus que nécessaire
Dans tous les services de toutes les entreprises, le reporting opérationnel est nécessaire. Le reporting, c’est rendre compte de manière périodique de certaines données. Ces données peuvent être diverses et variées mais, dans tous les cas, elles permettent d’évaluer les performances d’un service ou d’une action. Le reporting opérationnel porte sur des données financières ou extra financières.
En d’autres termes, le reporting est une action manuelle qui mobilise du temps. Les collaborateurs doivent en effet prendre le temps de saisir des données relatives à leurs quotidiens afin que ces données soient analysées par l’équipe de direction. Ce sont ces données, souvent cruciales, qui indiquent à cette dernière les performances globales de l’organisation au vu des objectifs définis.
On comprendra alors que le reporting est un aspect essentiel, voire vitale, de l’organisation. Et pourtant, lorsque cette activité n’est pas optimisée – ce qui est souvent le cas – le reporting devient long et fastidieux.
En fait, un reporting non optimisé est source d’erreur. Il contraint les collaborateurs à saisir plusieurs fois les mêmes données, ajoutant de fait une charge de travail sans aucune valeur ajoutée.
Cela expose l’organisation à un risque quant à la fiabilité des données dont elle dispose. Dans ces circonstances, optimiser ou, mieux encore, éviter le reporting manuel me semble indispensable.
Éviter le reporting manuel, c’est possible
La grande majorité des services en entreprise travaillent de nos jours sur des logiciels dématérialisés, des SaaS. Ce qu’il faut retenir de cela, c’est que l’ensemble des données qui émanent de ces logiciels sont stockées sur des serveurs.
En utilisant les APIs de ces logiciels, ou en créant les requêtes nécessaires avec l’aide du votre service IT, il vous est possible de collecter ces données en temps réel. Vous appuyer sur ces technologies vous permet d’éviter le reporting.
Cependant, il n’est pas toujours possible d’éviter le reporting. Certaines informations sont le fruit d’observations et doivent être saisies manuellement. C’est souvent le cas quand il s’agit d’information extra-financières.
Lorsque le cas se présente, je vous conseille d’optimiser la procédure de reporting au maximum. S’il y a un reporting à faire, qu’il ne soit à faire qu’une seule fois : éviter le reporting en double. Le reporting est toujours plus agréable quand on veille à ce qu’il soit fait dans des conditions de travail agréables : travailler l’UX.
Pour optimiser le reporting, plusieurs pistes sont envisageables. Pour ma part, j’en vois deux principales :
1) Synchroniser les documents entre eux afin qu’une même information soit saisie une seule fois ;
2) Uniformiser les formulaires pour structurer les données de façon identique d’un reporting à l’autre. Il n’est certes pas toujours possible d’éviter le reporting.
Tachons néanmoins de le rendre le moins fastidieux possible pour capitaliser au maximum sur la valeur ajoutée de vos collaborateurs.
Bénéfices à éviter le reporting manuel
Nous venons de l’évoquer brièvement, de nombreuses solutions existent pour éviter le reporting à vos équipes. À l’ère de la transformation digitale, les entreprises disposent d’un volume toujours plus important de données, complexifiant leur exploitation.
Il serait donc dommage de rester à l’âge de pierre dès qu’il s’agit de reporting quand on sait qu’il s’agit d’un puissant levier de performance. D’ailleurs, éviter le reporting (ou l’optimiser) apporte de très nombreux bénéfices.
Tout d’abord, éviter le reporting manuel permet de libérer vos équipes. Par effet de miroir, éviter le reporting redonne du sens au travail de vos collaborateurs. En effet, ces derniers gagnent du temps pour concentrer leur énergie sur des projets à plus grande valeur ajoutée. Cette valeur ajoutée les concerne en priorité à titre individuel, mais bénéficie également à l’entreprise dans son ensemble.
Si on tire le fil plus loin encore, éviter le reporting manuel, maximiser la valeur ajoutée et redonner du sens au travail des collaborateurs, c’est faire croitre l’entreprise avec fluidité.
Pour aller encore plus loin, tirer encore un peu sur le fil, faire croître l’entreprise avec fluidité, c’est oeuvrer pour un monde meilleur. Voilà ce que je crois : éviter le reporting manuel, c’est oeuvrer pour un monde meilleur.
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