Rares sont ceux qui lancent une nouvelle entreprise en ayant d'emblée un comptable dans leur équipe. Alors quand on commence, souvent, on fait la comptabilité soi même. Ce n'est pas un mal en soi. Mais pour être passé par là, je peux vous assurer que les embûches sont vraiment très nombreuses. Dans certains cas, comme ça a été le mien, elles peuvent même conduire à la cessation de l'activité. Pour vous éviter d'en arriver là, je partage avec vous mon retour d'expérience.
Choisir un bon comptable quitte à y mettre le prix
C’est la règle numéro un, celle à laquelle il ne faut surtout pas déroger. Il est vrai que quand on débute et qu’on n’a pas trop d’argent, on peut être tenté – en fait on est clairement tenté – de faire des économies sur le comptable. Méfiez-vous, vraiment. A terme, ce que vous pensiez être une économie pourrait s’avérer être un coup de massue dans votre tirelire.
Pour l’histoire ; en 2014 j’ai lancé Aaron Brainwave depuis quatre ans et ça tourne plutôt bien. La même année, un contrôle fiscal tombe sur mon ami entrepreneur lui aussi. L’inspecteur des impôts se rend compte que toute sa comptabilité est erronée. Nous avions le même comptable… Ni une ni deux, je change de cabinet et avec leur aide nous nous découvrons le pot aux roses. J’ai du refaire la comptabilité des trois dernières années. Autant le dire clairement, je l’ai fait dans les larmes, la sueur et le sang.
Pour couronner le tout, en mettant à jour ma comptabilité et mes déclarations fiscales, je me suis mangé une ardoise à laquelle je ne m’attendais pas du tout. Parmi les débiteurs : l’URSSAF, la CIPAV, la TVA et les impôts. La totale, pour un montant total d’environ cinquante mille euros. Bien évidemment, je n’étais pas du tout préparé à devoir payer tout ça. C’était un coup dur et je ne m’en suis jamais vraiment remis. D’ailleurs, deux ans plus tard je lançais la procédure de liquidation judiciaire de la société.
Je ne dis pas que la faute est exclusive à ce comptable. Nul n’est censé ignorer la loi et j’étais trop naïf à l’époque. Je me suis laissé guider au lieu de m’inquiéter. Ce que je retiens de tout ça, c’est qu’un comptable qui ne vous soule pas n’est pas un bon comptable. En effet, c’est le travail de votre comptable que de vous harceler pour avoir les documents en temps et en heure. Il assure la viabilité de votre business et vous permet d’avoir une visibilité officielle sur la situation financière et fiscale de votre entreprise.
Investir dans des outils de comptabilité simples et efficaces
Quand j’ai commencé, je faisais mes factures dans Excel. Je m’étais fait un super tableur, avec des couleurs, et j’étais fier de moi. Qu’est ce que j’étais mignon… Mais quand l’activité a démarré pour de vrai et que j’ai multiplié les factures, il m’était devenu très difficile de suivre les paiements, de faire les relances, de modifier des factures, de faire des avoirs, etc. Tout ça a favorisé les erreurs dans la comptabilité, évidemment. Et puis un jour mon ordi m’a planté, le fichier Excel avec. J’ai du tout ressaisir… Mission. Alors si vous aviez le projet de faire votre comptabilité sur Excel, épargnez-vous cette erreur !
À l’inverse, tant que vous n’avez pas de service comptable en interne, vous n’avez pas besoin d’un outil très évolué. Les outils que propose Sage par exemple sont vraiment trop complets pour les besoins que vous avez quand vous démarrez. Il s’agit d’un véritable logiciel comptable de professionnel… et a priori, vous n’êtes pas comptable. En revanche, une multitude d’outils simples et très pratiques existent. Parmi ces logiciels, je ne saurais que trop vous recommander Sellsy ou Quickbook.
Selon moi, un bon outil de comptabilité doit être :
- accessible de manière complètement dématérialisée,
- facile à mettre en place et à utiliser,
- adapté à votre besoin d’efficacité (relances clients, suivis, filtres, etc.),
- ouvert à votre comptable afin qu’il puisse accéder au moins aux documents de vente,
- à un prix raisonnable (pas plus de 500€/an),
- et en bonus : s’il dispose d’une API c’est un gros plus. Dans un avenir proche, cela pourrait vous permettre de réaliser des dashboard dynamique comme j’ai pu le faire avec Google Sheet par exemple.
S’imposer un rythme pour saisir sa comptabilité
On a tous la flemme de faire sa comptabilité. Franchement, je ne connais pas une seule personne qui trouve fun de chercher des factures, de les classer, de les organiser, de les ranger. Mais pour ne pas se retrouver dépourvu lorsque le bilan sera venu, je vous conseille très vivement de le faire au fur et à mesure. Toutes les semaines me paraît être une bonne fréquence. Par exemple, le vendredi après midi vous le dédiez à la comptabilité. Vous organisez les documents de la semaine. Si vous êtes constant sur l’année, vous serez bien content de ne pas avoir à courir et à retourner l’historique de vos emails pour retrouver des factures d’il y a onze mois !
Ce qu’il faut retenir en quatre principes essentiels :
- Ne faites pas le crevard et offrez-vous un bon comptable. Si vous êtes sur Paris, je peux vous donner des contacts.
- Parlez régulièrement avec votre comptable pour faire des points les plus complets possibles sur la situation.
- Dans la même logique, procurez vous un logiciel de comptabilité efficace.
- Enfin, et ça me semble être le plus important, évitez absolument la procrastination.
En espérant que cette publication aura apporté des éléments de réponses aux questions que vous pourriez vous poser si vous vous lancez. Si vous avez connu d’autres déboires et trouvé d’autres solutions, je serais curieux d’en apprendre davantage !
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Photo by Alvaro Reyes on Unsplash
