Comment réaliser la cartographie de vos données ?

 

 

Quelques conseils pour bien démarrer la cartographie de vos données

 

Les entreprises produisent tous les jours une quantité impressionnante de données. Vous avez décidé de vous lancer dans la cartographie de ces données et c’est une très bonne chose. Cependant, cette tache peut sembler titanesque. L’idée n’est pas de vous lancer dans les 12 travaux d’Hercules pour autant. Je vous suggère de suivre ces quelques conseils pour ne pas vous brûler les ailes.

 

 

Tout d’abord, allez-y doucement. Les données dans une entreprise, c’est un peu comme un mille feuille. Dès que vous levez un étage, vous vous rendez compte qu’il était lui même bâtit sur un ensemble d’autres étages. En fait, les données s’imbriquent les unes dans les autres, s’entremêlent et vous pourriez vite vous sentir débordé. Pour éviter cela, procédez par itération.

 

Sur le même principe, je vous recommande de faire uniquement ce qui couvre un besoin immédiat. Le plus probable, c’est que vous cherchiez à connaître les données dont vous disposez afin de construire un tableau de bord. En d’autres termes, vous cherchez à obtenir une information précise. Partez de ce besoin et tirer les fils jusqu’à connaître l’origine des données impliquées. Répétez cette opération aussi souvent que nécessaire, cela permettra de mettre à jour votre cartographie dans la durée.

 

 

Étapes à suivre pour réaliser la cartographie de vos données

Enquête préliminaire, connaître toutes les sources de données

 

Vous lancer dans la cartographie de vos données n’est pas une mince affaire. En effet, les données émanent de tous les services de l’entreprise. Dès lors, si vous voulez être en mesure de connaître toutes les données produites, il va falloir aller à la pêche aux informations. J’entends par là qu’il vous faudra comprendre comment travaillent les collaborateurs des différents services, dans leur quotidien.

 

C’est à dire de chercher à comprendre de quelles données ils ont besoin pour travailler, comment ils produisent telle ou telle donnée. Quel logiciels utilisent-ils ? Quels outils ont-ils créés ? Quels fichiers sont-ils les seuls à utiliser ? En gros, tout un ensemble de questions auxquelles il va falloir que vous apportiez des réponses si vous voulez y voir plus clair. Attention cependant à ne pas jouer les policiers…ce serait un peu… malaisant.

 

 

Pour assouvir votre soif d’enquête, voici un indice. Je dirais qu’il y a plusieurs niveaux de données. Les premiers niveaux, vous n’aurez absolument pas de difficultés à les connaître. Il s’agira par exemple des données qui émanent des logiciels de facturation, ou de planification du travail. Facile. En revanche, les niveaux suivants risques d’être un peu plus délicats. Voici donc les différents tapis de données sous lesquelles vous feriez bien de jeter un petit coup d’oeil selon moi :

 

Facile : Connaître tous les logiciels utilisés par tous les services (logiciels de facturation, de planification du travail, comptabilité, etc.)

 

Intermédiaire : Identifier les sources de données externes (récupération des taux de changes, de la météo, etc.)

 

Expert : Mettre la main sur les fichiers partagé entre les membres d’une même équipe mais qu’ils ne partagent pas (fichier Excel partagé par exemple)

 

Terminator : Connaître tous les petits fichiers utilisés à droite, à gauche, par les collaborateurs dans leur coin (fichier Excel pas partagé ! 🤯)

 

 

 

Schéma relationnel simplifié : comprendre les implications entre les données

 

L’intérêt de prendre le temps de réaliser ce type de schéma relationnel est qu’il vous permet de prendre de la hauteur. En réalité, vous comprendrez mieux comment est structurée l’organisation en termes de données. Plus important encore, vous comprendrez quelles sont les implications de chaque source de données vis à vis des autres sources. Voici à quoi pourrait ressembler votre schéma relationnel simplifié :

 

…

 

 

Mais non, restez ! 😅

 

En réalité, c’est super facile à créer. Personnellement, j’utilise l’outil diagram.net (qui est également intégré à Google Drive). L’exemple ci-dessus est purement fictif. Je l’ai fait pour que vous puissiez vous rendre compte du rendu final.

 

Vous l’aurez sûrement remarqué, chaque source de donnée est marquée d’une petite bulle noire avec un chiffre à l’intérieur. Cela permet d’orienter l’étape suivante : le référencement des données.

 

 

Référencer les données : connaître les données dont vous disposez

 

Vous avez menez l’enquête et vous rendez compte que les sources de données sont nombreuses. Vous avez schématisé ces sources dans une vue d’ensemble et commencez à y voir plus clair. Il vous reste encore une étape importante : référencer chacune de ces données.

 

 

Je vous avais prévenu, c’est un travail de fourmi !

 

Le travail de référencement de vos données consiste à décrire chacune des données contenues dans vos bases. Sur le même principe que précédemment, il s’agit également de montrer les relations entre ces données. Encore une fois, je vous conseille de le faire sous forme de schéma avec diagrams.net car cela permet beaucoup plus de lisibilité.

 

 

Qualifier les données : ajouter de la valeur à vos données

 

L’étape de qualification des données me semble essentielle. C’est elle qui va apporter de la valeur à vos données. En effet, les données sont de plus en plus considérées comme faisant parti du capital de l’entreprise.  D’autre part, qualifier vos données vous permettra de les retrouver bien plus rapidement par la suite. Dans le cadre de la création d’un nouveau KPIs par exemple, vous saurez exactement de quelles données vous avez besoin et où les trouver.

 

Qualifier vos données permet aussi d’augmenter la qualité des informations sur lesquelles vous vous basez. Cela joue un rôle essentiel dans la mesure de la fiabilité de vos données. Si vous avez déjà lu quelques articles sur mon blog, vous savez que la fiabilité des données est pour moi un élément essentiel. C’est en effet la base de tout… sans données fiables, pas d’indicateurs pertinents. Sans indicateurs pertinents, pas de décisions d’avenir. CQFD 🤷‍♂️

 

 

 

Réviser la cartographie de vos données pour suivre l’évolution de l’organisation

 

Lorsque vous partez de zéro, faire la cartographie de vos données est un travail colossal. Nécessaire, certes. Mais colossal quand même. C’est pourquoi je vous conseille vivement de maintenir votre cartographie à jour. En effet, il est beaucoup plus simple de tenir à jour un document existant plutôt que d’avoir à tout refaire quelques mois plus tard parce que l’organisation des données à changée.

 

Pour cela, vous pourriez imaginer passer en revue votre document régulièrement. Pas besoin d’aller dans le détail tous les jours, cependant. Mais une simple revue, de temps en temps permet de s’assurer que les schémas sont toujours actualisés.

 

Et puis, repasser sur votre cartographie régulièrement vous aidera à la garder en mémoire. Cela est très utile lorsque vous cherchez à obtenir un nouveau KPI par exemple. Vous saurez où trouver les informations qui vous sont nécessaires… et quelles seraient les informations manquantes. Charges à vous alors d’obtenir ces données qui vous manquent, et de mettre votre cartographie à jour !

 

 

Et ensuite ?

 

Maintenant que vous avez réalisé une cartographie de vos données, vous disposez d’une vue d’ensemble de l’organisation. Cette vue d’ensemble vous permet de prendre de la hauteur. Bravo ! Néanmoins, il s’agissait d’une première étape, une première marche. Le plus intéressant reste à venir.

 

En effet, vous allez adorer la suite. Selon moi, c’est la partie la plus stimulante lorsque l’on travaille les données : réussir à les faire parler. En d’autres termes, maintenant que vous avez les données, vous pouvez penser stratégie, visions à 360°. Vous êtes en capacité de répondre à toutes les questions que vous pourriez être amené à vous poser sur l’organisation. Pour cela, vous allez construire un tableau de bord… Enfin !

 

À vos marques …

Prêt…

 

 

🔥 Partez !

 

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Photo by Kolar.io on Unsplash