Les entreprises peinent encore à collecter les données qui émanent de leurs activités. Pourtant, les outils offerts par la transformation digitale ont permis de grandes avancées en la matière. En effet, il est maintenant possible de disposer d'analyse approfondies sur son activité et sur son environnement. Pour tirer le plein profit de ces avancées, il est néanmoins nécessaire de collecter le plus de données possible dans l'organisation.
Collecter plus de données, à quoi bon ?
Les entreprises produisent une quantité toujours plus grande de données. Néanmoins, trop souvent je constate que ces données sont inexploitées. Elles sont produites, stockées sur un serveur où elles prennent la poussière, et oubliées. Pourtant, ces données renferment souvent des informations très intéressantes pour le développement de l’activité de l’entreprise.
En effet, les données produites au quotidien portent en elles l’ADN de l’entreprise. Elles s’agrémentent et se consolident à mesure que l’organisation respire. C’est pourquoi, exploiter ces données vous permettrait de bénéficier d’un regard nouveau sur votre activité. Un regard plus profond et plus pragmatique. En réalité, analyser ses données, c’est connaître son environnement.
La transformation analytique est porteuse d’une belle promesse. Il s’agit pour les décisionnaires de baser leurs décisions sur des faits plutôt que sur leur instinct. En d’autres termes, analyser les données dont vous disposez aide à réduire les incertitudes et les zones d’ombre. Plus vous disposerez de données à analyser, plus les zones d’ombres seront mises en lumière.
Risques liés à la collecte de données
Dès lors, il est facile de comprendre liés à la collecte des données. Cependant, il est important de prendre en considération les risques inhérents à l’exploitation de ces données. Selon moi, il existe deux risques majeurs. Ne pas les prendre en considération est dangereux tant pour l’organisation que pour la pertinence de vos décisions.
Le premier risque qui découle de la collecte des données est relatif à la sécurité. En effet, les logiques d’exploitation de vos données pourrait vous amener à traiter des informations confidentielles. Ces informations n’ont évidemment pas intérêt à tomber entre toutes les mains. On imagine mal en effet que vos concurrents puissent avoir accès à vos reporting financiers ou à la liste de vos clients. Deux principes de base pour limiter votre exposition aux risques : 1) Utiliser des outils technologiques sécurisés, 2) Segmenter des niveaux d’accès à vos données en fonction des utilisateurs qui s’y connectent.
Le second risque qui pourrait mettre en péril la pertinence de vos décisions est le manque de fiabilité des données. Effectivement, si les données sur lesquelles vous basez vos décisions sont erronées, les conséquences pourraient être désastreuses. C’est pourquoi il est primordial que vous vous assuriez de la traçabilité des informations et de leur niveau de fiabilité. Pour cela, je crois qu’il est important d’instaurer quelques bonnes pratiques de collecte de donnée : 1) Procéder à des audits réguliers, 2) Rendre systématique le contrôle de gestion continu, 3) Sensibiliser l’ensemble des collaborateurs aux enjeux liés aux données, 4) Responsabiliser les collaborateurs qui produisent les données.
Techniques pour collecter plus de données
Centraliser vos données
La première étape qui me semble essentielle, c’est de centraliser les données dans une base de donnée commune à tous les services. Cela implique que ces données soient structurées et organisées. Le travail en amont peut sembler conséquent, mais la plus value d’une telle organisation est considérable. En effet, cela vous permettra par la suite d’être en mesure de croiser les données issues de différents services simplement.
Utiliser les APIs
Les APIs sont des fonctionnalités que de plus en plus de solutions logicielles fournissent. Elles permettent d’exporter l’ensemble des données qui y sont produites dans une base de données externes. L’avantage, c’est que vous pourriez disposer de toutes les informations de facturation, de planification de la production, etc. dans une même base de données. Pour aller encore plus loin, vous pourriez également imaginer interconnecter votre ERP avec celui de vos prestataires et fournisseurs. Dès lors, c’est tout un monde de possibilité analytiques qui s’ouvre à vous.
Faire du reporting
Bien que je préconise toujours de collecter plus de données de manière automatisée, dans certains cas cela n’est pas possible. Que ce soit pour des raisons techniques ou qualitatives, il est souvent nécessaire de renseigner les données à la main. Cela n’est pas un problème, à condition que vous ayez bien préparé le terrain. En effet, je vous recommande vivement d’utiliser toujours les mêmes structures de formulaire. Cela assure une compatibilité des données saisies d’un formulaire à l’autre. Et bien entendu, lorsqu’il s’agit de reporting, il faudra être d’autant plus vigilant quant à la fiabilité des informations saisies.
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