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Problématique

Documents manquants lors de la clôture des comptes, de manière systématique depuis plusieurs années, rendait l’établissement des états financiers long et fastidieux, impliquant un retard considérable et faisant peser sur l’équipe une charge de travail considérable pour retrouver les documents.

Solutions

Créer un portail fournisseur synchronisé au CRM de l’entreprise, adapter le processus d’achat et de paiement des factures en conséquence.

Technique

➡️ Création d’un portail via l’outil no-code Bubble

➡️ Synchronisation du portail avec le CRM Sellsy

➡️ Automatisation de l’import des factures

Management

➡️ Définition des nouveaux processus

➡️ Formation et accompagnement des équipes

➡️ Mise en place d’une logique d’amélioration continue

Améliorations obtenues

Depuis la mise en place du portail fournisseur et l’adaptation du processus achat de l’entreprise, les factures des fournisseurs sont payées uniquement lorsqu’elles sont disponibles dans le CRM. Dès lors, plus aucune facture fournisseur n’est manquante et le rapprochement bancaire est réalisé chaque semaine. Le retard cumulé sur l’édition des états financiers a été rattrapé, l’entreprise est passée dans une logique proactive, en s’assurant que l’intégralité des documents sont disponibles, chaque mois.

Outils utilisés

Romain Maltrud

Entrepreneur, DAF à temps partagé et auteur de la newsletter "okr, bifton &liberté"

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